Firmy są zobowiązane do przetrzymywania ważnych dokumentów przez minimum pięć lat. W ciągu tych wielu lat zbierają oni tylko dokumentów, że w pewnym czasie zdecydują się oni na zakupienie dla nich odpowiedniej szafy, w której będą przechowywać wszelkie potrzebne im dokumentny. Na dokumenty specjalnie wykonywane są szafy aktowe. Takie szafy aktowe najczęściej robione są z metalu, który jest nie tylko najbardziej trwały, ale także, który idealnie pasuje do wystroju wnętrz danego biura. Takie szafy aktowe zawsze wyposażane są w dodatkowe zabezpieczenia, które pozwalają na zamknięcie szafy na kluczyk, bądź na szyfr, dzięki czemu do takiej szafy nie dostaną się żadne niepowołane osoby, które mogłyby wynieść na zewnątrz tajemnice firmy, które powinny być zawsze pilnie strzeżone.